In den letzten Jahren hat sich vieles verändert, auch unsere Arbeitsweise. Technologie hat bei diesen Veränderungen eine entscheidende Rolle gespielt. Viele Mitarbeiter arbeiten heute dezentral im Homeoffice, insbesondere seit dem ersten Quartal 2020, als die Pandemie die Welt zum Stillstand brachte. Laut einer Umfrage von Owl Labs sind Mitarbeiter im Homeoffice 22 % zufriedener als ihre Kollegen im Büro. Einige Mitarbeiter arbeiten jedoch sowohl im Büro als auch von zu Hause aus – ein sogenanntes Hybridmodell.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich dieser Trend in den kommenden Jahren voraussichtlich weiter verstärken wird. Schätzungen zufolge werden bis 2025 bereits 22 % der Amerikaner, also rund 36.2 Millionen, remote arbeiten . Daher ist es für Unternehmen unerlässlich, in die richtigen Tools für die Remote-Arbeit zu investieren, um von den Vorteilen zu profitieren. Um optimal vorbereitet zu sein, finden Sie hier eine Liste wichtiger Tools für hybrides Arbeiten:
Was genau sind Remote-Arbeitstools?
Tools für die Remote-Arbeit sind im Wesentlichen digitale Software und Programme, die es Mitarbeitern im Homeoffice ermöglichen, Transaktionen abzuwickeln, zusammenzuarbeiten, zu kommunizieren und gemeinsam als Team zu arbeiten. Kurz gesagt, sie erlauben es Mitarbeitern, von überall auf der Welt zusammenzuarbeiten. Sie entstanden aus der zunehmenden Verbreitung von Remote-Arbeit und einem hybriden Arbeitsmodell, bei dem Mitarbeiter ihre Arbeit im Büro oder von anderen Standorten außerhalb des Hauptsitzes erledigen können.
Die wichtigsten Tools für die Fernarbeit:
RemoteToPC
RemoteToPC ist ein wunderbares Remote-PC-Viewer-Tool, das Unternehmen bei der Bereitstellung von Remote-Support und IT-Management unterstützt. Dieses Tool ermöglicht Ihnen beispielsweise den Fernzugriff auf Ihren Büro-PC. Mit der Remote-Anmeldung zum PC-Zugriff kann praktisch von überall auf der Welt auf alles auf einem Zielcomputer zugegriffen werden. Sie können damit eine lokal gespeicherte Datei abrufen, schnell etwas von Ihrem Remote-PC aus überprüfen oder die Fernsteuerung des Computers eines Kollegen übernehmen, wenn dieser Hilfe benötigt.
Sie können den Fernzugriff auf den PC mit erweiterten Funktionen wie End-to-End-Verschlüsselung, doppeltem Kennwortschutz und einer Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Anmeldung im Web nutzen. Das Schöne ist, dass die RemoteToPC-Software je nach Unternehmensgröße und gewünschten Funktionen eine Reihe von Plänen bietet, die recht erschwinglich sind. Sie können sich beispielsweise für die Enterprise-Ebene für den Fernzugriff auf Unternehmen und IT entscheiden, die eine unbegrenzte Anzahl zusätzlicher Benutzerkonten ermöglicht.
Darüber hinaus ermöglicht es den unbeaufsichtigten Fernzugriff auf über hundert Computer und gibt Ihnen die Möglichkeit, den Zugriff von Benutzern auf bestimmte Computer einzuschränken. Ihr IT-Team kann die Fernzugriffsverwaltung inklusive Support, Benachrichtigungen und Überwachung des PC-Zustands übernehmen. Mit einem Remote-PC-Viewer können Sie sich zudem sicher über einen Webbrowser an PCs anmelden – die ideale Lösung für den Zugriff auf Ihre Remote-Computer ohne Softwareinstallation.
Es handelt sich um eine hervorragende Software, die allen Mitarbeitern im Büro einen sicheren Fernzugriff ermöglicht!
Zoom
Zoom ist ein Remote-Videokonferenzdienst, der in den letzten Jahren sehr populär geworden ist. Er hält Ihr Team über Telefonanrufe, Konferenzräume und Videochats in Verbindung. Er bietet auch Video-Webinare, Online-Meetings, Dateifreigabe und plattformübergreifende Nachrichtenübermittlung. Kollaborative Funktionen wie Whiteboard und gleichzeitige Bildschirmfreigabe sind ebenfalls verfügbar.
Zoom bietet HD-Video und -Sprache, Galerieansicht, Vollbild sowie Outlook- und Chrome-Plugins – alles kostenlos. Es kann bis zu einhundert Teilnehmer und unbegrenzte Einzelgespräche hosten, wobei sich eine Gruppe von drei oder sogar mehr Personen mit dem kostenlosen Plan 40 Minuten lang treffen kann, was viele Unternehmen als einschränkend empfinden. Mit dem kostenpflichtigen Plan gibt es jedoch unbegrenzte Besprechungszeit. Das kostenpflichtige Programm unterstützt Streaming in sozialen Medien und die Cloud-Speicherung von Besprechungen. Zoom unterstützt die Betriebssysteme Windows, Mac, Linux, Android und iOS.
Datei
Fyle ist eine Cloud-basierte Software, die Ihnen als Unternehmen bei der Verwaltung Ihrer Ausgaben hilft, indem sie sich um die sich wiederholenden Routineaufgaben kümmert, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Fyle codiert und extrahiert Daten aus Spesenbelegen mithilfe einer KI-gestützten Datenextraktionsmaschine. Dadurch ist es genauer und macht den manuellen Abgleich von Belegen deutlich überflüssig.
Normalerweise dauert die Spesenabrechnung viele Stunden, aber mit dieser Software reduziert sich der Zeitaufwand drastisch. Das Finanz- und Buchhaltungsteam sowie die allgemeinen Mitarbeiter können ihre Geschäftsausgaben über ein einziges Dashboard abrufen und anzeigen.
Die Belege werden von Microsoft Teams, E-Mail-Weiterleitung, Slack, SMS, Outlook, Gmail und der mobilen Fyle-App übermittelt. Fyle ist eine hervorragende Software, da sie dem Management einen Einblick in seine Finanztransaktionen gibt, was Fyle zu einem empfehlenswerten Tool macht.
Slack
Slack ist eine Plattform, die Dateifreigabe, Instant Messaging und Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht und die Kommunikation im gesamten Unternehmen vereinfacht. Die Unterhaltungen werden in gemeinsame Kanäle aufgeteilt, was die Teamarbeit vereinfacht und es Organisationen ermöglicht, mit Teammitgliedern weltweit zu kommunizieren.
Darüber hinaus kann man die Kanäle zum Chatten und Senden individueller Nachrichten an Mitarbeiter und Kollegen nutzen. Video- und Sprachanrufe sorgen außerdem dafür, dass die persönliche Kommunikation zum Kinderspiel wird. Slack verfügt über bis zu zehn Integrationen mit anderen Apps, wie Office 365 und Google Drive.
HubSpot
HubSpot-Meetings bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihren Kalender mit der Plattform zu synchronisieren. So können Ihre Mitarbeiter und Kunden Termine mit Ihnen vereinbaren.
Benutzer können Kontaktinformationen mithilfe der Formularfelder auf Ihrer Meetingseite speichern. Darüber hinaus kann jemand die Meetingseite senden, indem er sie in eine Website einbettet oder als Link per E-Mail versendet. Sie können mit dem kostenlosen HubSpot beginnen und haben Zugriff auf eine unbegrenzte Anzahl von Meetings.
Google Drive
Mit diesem Google-Cloud-Dienst können Sie Ihre Dateien auf jedem Gerät teilen, synchronisieren, speichern und darauf zugreifen, sodass Benutzer sie von überall aus anzeigen und aktualisieren können. Die Dateien werden an einem zentralen Ort gespeichert. Außerdem lässt er sich in andere Google-Anwendungen wie Zeichnungen, Tabellen, Präsentationen, Google-Formulare und Docs integrieren. Mit Google Drive können Sie E-Mail-Anhänge in einem Arbeitsbereich speichern. Der persönliche Plan bietet eine Kapazität von 15 GB kostenlosem Cloud-Speicher, der schnell voll ist.
Zapier
Zapier ist ein Automatisierungstool, das zwei oder mehr Webanwendungen automatisch kombiniert, um deren Funktionen optimal zu nutzen. Zapier ist ein praktisches Tool, das die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern kann . Sie können eingehende E-Mails in Aufgaben umwandeln und diese in Aufgabenmanagement-Apps wie Trello, Tallyfy, Asana, Airtable und ähnlichen Anwendungen verwalten. Außerdem können Sie E-Mail-Anhänge direkt in Cloud-Speichern wie Dropbox oder Google Drive speichern. Sie können Ihren Mitarbeitern auch Aufgaben direkt aus Ihren E-Mails zuweisen. Darüber hinaus ermöglicht Zapier unter anderem das automatische Versenden von Umfragen und die Automatisierung weiterer Arbeitsabläufe.
Fazit
Fernarbeit und insbesondere hybride Arbeitsmodelle werden uns erhalten bleiben! Machen Sie es sich also zum Ziel, Tools für den Zugriff auf Remote-Computer und Software zu finden, die Ihre Zusammenarbeit und Prozesse optimieren und beschleunigen können, um eine bessere Arbeitskultur in einer hybriden Arbeitsumgebung zu schaffen. Diese Tools für die Fernarbeit maximieren die Produktivität Ihres Teams und sorgen für reibungslose Abläufe. So profitieren Sie von den Vorteilen des Fern- und Hybridarbeitsmodells.
