Ces dernières années, beaucoup de choses ont changé, y compris notre façon de travailler. La technologie a joué un rôle déterminant dans ces évolutions. Les employés travaillent désormais à distance et de manière distribuée, surtout depuis le premier trimestre 2020, lorsque la pandémie a paralysé le monde. Il est intéressant de noter que, selon une enquête menée par Owl Labs, les employés qui travaillent à domicile sont 22 % plus heureux que ceux qui travaillent au bureau. Certains employés, cependant, alternent entre le travail au bureau et le télétravail, adoptant ainsi un modèle de travail hybride.
En résumé, cette tendance devrait continuer à s'amplifier dans les années à venir. On estime en effet que 22 % des Américains, soit environ 36.2 millions de personnes, travailleront à distance d'ici 2025. C'est pourquoi, en tant qu'entreprise, vous devez investir dans les outils de travail à distance adaptés pour en tirer pleinement parti. À ce propos, voici une liste d'outils essentiels pour faciliter le travail hybride :
Que sont exactement les outils de travail à distance ?
Les outils de travail à distance sont essentiellement des logiciels et des programmes numériques qui permettent aux télétravailleurs d'effectuer des transactions, de collaborer, de communiquer et de travailler ensemble en équipe. En d'autres termes, ils permettent aux employés de collaborer depuis n'importe où dans le monde. Leur apparition est liée à l'essor du télétravail et d'un modèle hybride, où les employés peuvent exercer leurs fonctions au bureau ou depuis des lieux distants autres que le siège social.
Meilleurs outils de travail à distance à avoir :
DistantVersPC
RemoteToPC est un merveilleux outil de visualisation de PC à distance qui aide les entreprises à fournir une assistance et une gestion informatique à distance. Par exemple, cet outil vous donne un accès à distance à votre PC de bureau. Avec la connexion à distance à l'accès au PC, tout ce qui se trouve sur un ordinateur cible est accessible pratiquement depuis n'importe où dans le monde. Vous pouvez l'utiliser pour récupérer un fichier enregistré localement, vérifier rapidement quelque chose depuis votre PC distant ou prendre le contrôle à distance de l'ordinateur d'un collègue lorsqu'il a besoin d'aide.
Vous pouvez profiter d'un accès à distance au PC avec des fonctionnalités avancées telles qu'un cryptage de bout en bout, une protection par double mot de passe et une connexion Web d'authentification à deux facteurs. La beauté est que le logiciel RemoteToPC propose un certain nombre de forfaits en fonction de la taille de votre entreprise et des fonctionnalités souhaitées, qui sont assez abordables. Par exemple, vous pouvez opter pour le niveau entreprise pour l'accès à distance de l'entreprise et de l'informatique, qui permet un nombre illimité de comptes d'utilisateurs supplémentaires.
De plus, il permet un accès distant et automatisé à plus d'une centaine d'ordinateurs et vous offre la possibilité de limiter l'accès des utilisateurs à certains postes. Votre équipe informatique peut gérer l'accès distant aux PC, ainsi que fournir une assistance, des alertes et une surveillance de l'état des ordinateurs. Par ailleurs, grâce à une visionneuse d'ordinateurs distants, vous pouvez vous connecter en toute sécurité à un PC via un navigateur web ; c'est la solution idéale pour accéder à vos ordinateurs distants sans installer de logiciel.
C'est un excellent logiciel pour offrir à tous les employés du bureau un accès distant sécurisé!
ZOOM
Zoom est un service de visioconférence à distance devenu très populaire ces dernières années. Il permet à votre équipe de rester connectée via les appels téléphoniques, les salles de conférence et le chat vidéo. Il propose également des webinaires vidéo, des réunions en ligne, le partage de fichiers et une messagerie multiplateforme. Des fonctionnalités collaboratives telles que le tableau blanc et le partage d’écran simultané sont également disponibles.
Zoom propose des plugins vidéo et voix HD, vue galerie, plein écran et Outlook et Chrome, le tout gratuitement. Il peut accueillir jusqu'à une centaine de participants et des réunions individuelles illimitées où un groupe de trois personnes ou même plus peuvent se réunir pendant 40 minutes avec le forfait gratuit, ce que de nombreuses entreprises trouvent limitant. Cependant, avec le forfait payant, la durée des réunions est illimitée. Le programme payant prend en charge le streaming sur les réseaux sociaux et le stockage cloud des réunions. Zoom prend en charge les systèmes d'exploitation Windows, Mac, Linux, Android et iOS.
Déposer
Fyle est un logiciel basé sur le cloud qui vous aide à gérer vos dépenses en tant qu'entreprise en prenant en charge les tâches banales répétitives, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes. Fyle code et extrait les données des reçus de dépenses à l'aide d'une machine d'extraction de données alimentée par l'IA. Ainsi, il est plus précis et élimine considérablement le rapprochement manuel des reçus.
Traditionnellement, les notes de frais prennent des heures et des heures, mais avec ce logiciel, le temps utilisé est considérablement réduit. L'équipe financière, comptable et les employés généraux peuvent accéder et visualiser leurs dépenses professionnelles dans un seul tableau de bord.
Les reçus sont soumis par les équipes Microsoft, le transfert d'e-mails, Slack, la messagerie texte, Outlook, Gmail et l'application mobile Fyle. Fyle est un excellent logiciel car il donne à la direction un aperçu de ses opérations financières, faisant ainsi de Fyle un outil recommandable.
Slack
Slack est une plate-forme qui permet le partage de fichiers en temps réel, la messagerie instantanée et la collaboration utilisée dans toute l'entreprise pour une communication simplifiée. Les conversations sont réparties en canaux partagés, simplifiant ainsi le travail d'équipe et permettant aux organisations de communiquer avec les membres de l'équipe du monde entier.
De plus, quelqu'un peut utiliser les canaux pour discuter et envoyer des messages individuels aux employés et collègues. Les appels vidéo et vocaux permettent également de communiquer en face à face comme une promenade dans le parc. Slack propose jusqu'à dix intégrations avec d'autres applications, telles qu'Office 365 et Google Drive.
HubSpot
Les réunions HubSpot vous donnent la possibilité de synchroniser votre calendrier avec la plateforme. Ainsi, il permet à vos employés et clients de prendre rendez-vous avec vous.
Les utilisateurs peuvent enregistrer les informations de contact à l'aide des champs de formulaire de votre page de réunion. De plus, quelqu'un peut envoyer la page de réunion en l'intégrant sur un site Web ou en l'envoyant sous forme de lien par e-mail. Vous pouvez démarrer avec HubSpot gratuit et avoir accès à des réunions illimitées.
Google Drive
Ce service cloud de Google vous permet de partager, synchroniser, stocker et accéder à vos fichiers sur n'importe quel appareil, permettant aux individus de les visualiser et de les mettre à jour de n'importe où. Les fichiers sont conservés dans un emplacement centralisé. En outre, il s'intègre à d'autres applications Google telles que Drawings, Sheets, Slides, Google Forms et Docs. Google Drive vous permet d'enregistrer les pièces jointes des e-mails dans un seul espace de travail. Le forfait personnel a une capacité de 15 Go gratuits de stockage cloud, qui se remplit rapidement.
Zapier
Zapier est un outil d'automatisation qui combine automatiquement deux applications web ou plus afin d'exploiter leurs fonctionnalités. Zapier est un outil performant qui peut améliorer la productivité de vos employés . Vous pouvez transformer vos e-mails en tâches à accomplir dans des applications de gestion de tâches comme Trello, Tallyfy, Asana, Airtable, etc. Vous pouvez également enregistrer vos pièces jointes directement sur un service de stockage cloud comme Dropbox ou Google Drive. Vous pouvez aussi assigner des tâches à vos employés directement depuis votre messagerie. Zapier vous permet également d'envoyer des sondages automatiques, parmi d'autres flux de travail automatisables.
Conclusion
Le travail à distance et surtout les modèles de travail hybrides sont là pour rester ! Alors, fixez-vous pour objectif de trouver des outils pour accéder aux ordinateurs et logiciels distants qui peuvent rationaliser et accélérer votre collaboration et vos processus pour une meilleure culture de travail dans un environnement de travail hybride. Ces outils de travail à distance ne manqueront pas de maximiser la productivité de votre équipe et de fluidifier les opérations ; ainsi, vous profiterez des avantages du modèle de travail à distance et hybride.
