O trabalho remoto, antes um símbolo de status e um privilégio para poucos, ganhou popularidade, especialmente na última década. De fato, o trabalho remoto cresceu 400% na última década ! Um fator importante para isso é o avanço tecnológico. Essa mudança notável é ainda mais impulsionada pelos benefícios que o modelo remoto oferece aos funcionários.
Além do mais, os elogiados benefícios do trabalho remoto vão em ambos os sentidos. Os empregadores também colherão enormes benefícios do trabalho remoto com planejamento cuidadoso e gestão qualificada. Para começar, há custos reduzidos, eficiência ideal das tarefas de negócios e a oportunidade de contratar um grupo maior de talentos. A chave para colher esses benefícios é gerenciar sua força de trabalho terceirizada com eficiência. Vamos nos aprofundar em como você pode monitorá-los:
Maneiras práticas de gerenciar funcionários terceirizados
Gerenciar funcionários terceirizados é bem diferente de liderar uma equipe interna. É por isso que você deve seguir as dicas abaixo.
1) Defina expectativas realistas
Definir expectativas mostra intencionalidade. E isso é um motor de crescimento e sucesso nas organizações.
Como você já sabe, os membros da equipe de longo prazo e os novos contratados estão no caminho do sucesso quando há expectativas claras. O caso não é diferente para os terceirizados. Sua equipe terceirizada deve saber o que você espera deles para se alinhar à missão e visão da sua organização.
Defina expectativas desde o início em suas interações com sua equipe terceirizada. Dessa forma, eles conhecerão seus padrões desde o início. Visar muito alto pode gerar decepção e baixo moral em seus funcionários terceirizados. As expectativas para seus funcionários terceirizados precisam ser atingíveis e realistas.
A estrutura de metas SMART é um excelente ponto de partida quando sua organização estabelece seus objetivos e expectativas. Outro elemento crucial é realizar revisões regulares para avaliar o desempenho dos funcionários. Isso ajuda você a saber quais aspectos precisam de ajustes para obter o máximo de benefícios da terceirização de funcionários. Em cada avaliação e análise de desempenho, certifique-se de fornecer feedback significativo para que sua equipe possa aprender e fazer melhor. Além disso, continue incentivando sua equipe a atingir seus objetivos.
2) Aprenda sobre as habilidades dos funcionários
Os funcionários são a espinha dorsal de qualquer organização. Uma organização terá uma vantagem competitiva incrível se os seus funcionários tiverem as competências críticas necessárias para as suas responsabilidades.
No entanto, a realidade das tecnologias e do ambiente de trabalho em constante evolução dificulta que os empregadores saibam quais habilidades em alta suas equipes podem estar em falta. Conhecer as habilidades dos funcionários, especialmente quando se trabalha com colaboradores terceirizados , ajuda as empresas a entenderem seus pontos fortes e fracos. Dessa forma, elas sabem em quem confiar para cada tarefa.
A avaliação das habilidades dos funcionários ajuda as empresas a avaliar as capacidades e a preparação de sua equipe terceirizada. Ele fornece um inventário muito necessário das habilidades representadas entre os funcionários terceirizados, identifica lacunas e usa as informações coletadas para selecionar oportunidades de treinamento e crescimento.
3) Forneça as melhores ferramentas de treinamento remoto
O treinamento e o desenvolvimento dos funcionários são um contribuidor fundamental para o crescimento. Treinar sua equipe resulta em melhor retenção e satisfação dos funcionários, aumento da produtividade e, em última análise, melhor retorno do investimento. O treinamento também é um elemento necessário na gestão de terceirizados.
Os membros da equipe terceirizada podem ter conhecimento e habilidades suficientes em sua área de especialização, mas podem não estar familiarizados com os aspectos e procedimentos específicos do seu negócio. Pode não ser possível reunir todos os seus funcionários terceirizados em uma sala de conferências para treinamento. E é aí que as ferramentas de treinamento remoto entram em cena e resolvem o problema.
Uma ferramenta como o Remote To PC, que fornece suporte remoto e gerenciamento eficaz de usuários, pode ser útil ao realizar treinamento remoto. Também é vital acompanhar os resultados do treinamento remoto, dependendo das necessidades organizacionais. Identifique métricas que você pode usar para avaliar a eficiência de suas ferramentas de treinamento remoto. Além disso, sistemas de treinamento escalonáveis permitirão que você expanda sua equipe terceirizada de maneira integrada à medida que seu negócio evolui.
4) Incentive a comunicação perfeita
O sucesso empresarial só é possível quando existe uma comunicação perfeita entre todos os membros e departamentos. A comunicação é ainda mais crucial quando se trabalha com colaboradores terceirizados, pois os membros da equipe podem estar espalhados por todo o mundo. Eliminar obstáculos à comunicação, como persuasão, orientação ou crítica tendenciosa, para permitir uma comunicação contínua, é essencial para aumentar a confiança mútua, que está no cerne do sucesso empresarial. Faça reuniões regulares para que nada passe despercebido.
Felizmente, ferramentas como Zoom, Google Meet e Skype eliminam a necessidade de reuniões pessoais, facilitando o gerenciamento de funcionários terceirizados.
Porém, ao trabalhar com colaboradores terceirizados, há necessidade de políticas e protocolos de comunicação padronizados para evitar transtornos que podem advir da falta de proximidade física.
Você deve combinar os canais de comunicação a serem utilizados com seus funcionários terceirizados e certificar-se de ter estipulado o horário de trabalho para evitar consumir o tempo pessoal de seus funcionários. A comunicação regular e eficaz – mesmo quando os membros estão a quilômetros de distância uns dos outros, é fundamental para alcançar um equilíbrio que contribui para um ecossistema eficaz de terceirização de funcionários.
5) Aumente sua segurança
A segurança é uma questão de grande preocupação no mundo digital de hoje. Garantir a segurança quando os funcionários trabalham dentro dos limites de um escritório é mais fácil. As empresas podem obter um modelo abrangente de segurança cibernética quando todos os dados estão em um único site.
O trabalho remoto e a gestão de colaboradores terceirizados exigem melhores paradigmas e estratégias de segurança cibernética. Protocolos de segurança cibernética que funcionários internos e terceirizados podem usar são necessários para evitar ataques cibernéticos.
Os protocolos específicos de segurança cibernética serão diferentes dependendo da estrutura e das necessidades específicas de uma empresa. Dito isso, algumas políticas funcionarão para quase todas as empresas, como treinar funcionários sobre as melhores políticas de senha, compartilhar arquivos por meio de sistemas seguros, criptografia de endpoint ou roteadores e instalar software antivírus.
Ferramentas como o Remote To PC também são muito úteis para aprimorar a segurança cibernética de empresas que estão aprendendo a gerenciar funcionários terceirizados. O software Remote To PC possui recursos como autenticação de dois fatores e login via web, que aumentam a segurança quando os funcionários remotos acessam a rede da empresa.
6) Priorize a formação de equipes
A formação de equipes traz inúmeros benefícios essenciais para o sucesso do negócio. A formação de equipes não é apenas para funcionários que trabalham em um local fixo. Vale a pena investir igualmente, senão mais, quando se trabalha com terceirizados. Veja, os membros remotos da equipe muitas vezes podem se sentir solitários, desconectados e desinteressados uns com os outros.
Eventos e atividades de team building fazem com que se sintam parte de uma equipe e oferecem uma plataforma para engajamento e diálogo. Eles mantêm a equipe motivada e aumentam o moral e a produtividade.
Além disso, os funcionários remotos podem achar difícil manter um equilíbrio adequado entre vida pessoal e profissional. E isso prejudica sua produtividade e desempenho. A formação de equipes permite que os funcionários saiam do trabalho e desfrutem de outras atividades sociais. Dessa forma, os funcionários podem atingir seu potencial ideal.
7) Monitore o trabalho dos funcionários
Ao trabalhar com funcionários terceirizados, você precisa de uma maneira de monitorar o trabalho deles para garantir a produtividade ideal. Ferramentas de rastreamento de produtividade são muito úteis para registrar como seus funcionários terceirizados utilizam o tempo alocado para o trabalho. Em resumo, você pode acompanhar o trabalho dos funcionários ao longo do dia.
Bem, uma ferramenta como o Remote PC permitirá que você rastreie seus funcionários usando seus recursos de alerta, gerenciamento e monitoramento integrados.
Outra abordagem seria empregar políticas de autorrelato. Este modelo exigirá que os funcionários enviem e-mails e relatórios aos seus supervisores para explicar os projetos que têm trabalhado ao longo do dia. Este método permite um certo grau de análise subjetiva, fazendo com que os colaboradores sintam que têm alguma autonomia. A desvantagem é que alguns funcionários podem deturpar suas cargas de trabalho.
8) Obtenha feedback
Você não saberá com que eficácia está gerenciando seus funcionários terceirizados se não tiver como obter feedback. Forneça canais de feedback para que seus funcionários terceirizados divulguem suas experiências de trabalho com sua empresa. Deixe-os oferecer ideias sobre como acham que o acordo pode funcionar melhor para benefício mútuo. Seus funcionários internos também podem dar sua opinião sobre o modelo de terceirização e dar dicas de melhorias.
Resumindo
Gerenciar funcionários terceirizados é essencial para garantir que seus processos de trabalho funcionem como uma máquina bem lubrificada. A integração de funcionários terceirizados sem uma estrutura adequada sobre a melhor forma de supervisioná-los pode levar a atrasos que prejudicam os resultados financeiros do negócio. Felizmente, existem ferramentas de qualidade como o Remote To PC, com incríveis recursos de conexão remota e gerenciamento que podem tornar o processo menos complicado!
